RoVa nimmt Kitas und Pflegediensten wiederkehrende Verwaltungs-, Planungs- und Schreibarbeit ab – mit ehrlicher Beratung, sinnvoller Automatisierung, sicherer KI und eigenen Tools wie dem RoVa Dienstplaner. Aus Leipzig, für die Region und remote.
Persönlich, datenschutzbewusst und unverbindlich – wir antworten innerhalb von 1–2 Werktagen.
4 Std → 20 Min
Monatsdienstplan mit Auto-Planung statt Excel und Papier*
350+ Kitas
allein in Leipzig – deren Verwaltungsalltag wir aus der Nähe kennen
100 % im Blick
Datenschutz von Anfang an mitgedacht – keine sensiblen Daten in unsichere Tools
*Beispielrechnung für ein Team mit 12 Mitarbeitenden – Ihre Zahlen klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Der Alltag
Die Dienstplanung kostet jede Woche aufs Neue zu viel Zeit – und ändert sich ständig.
Urlaube und Krankheitsvertretungen sind unübersichtlich und führen zu kurzfristigem Chaos.
Dokumentation und Kommunikation wiederholen sich – dieselben Texte immer wieder.
Excel, Papier und E-Mail laufen nebeneinander – Daten werden doppelt gepflegt.
KI klingt spannend, aber der sichere und sinnvolle Einstieg fehlt im Alltag.
Leitungen haben kaum Zeit für echte Weiterentwicklung – das Tagesgeschäft frisst sie auf.
Die Idee dahinter
Wir setzen nicht „KI um der KI willen“ ein. Zuerst verstehen wir den Prozess – dann reduzieren wir genau dort wiederkehrende Arbeit, wo es spürbar entlastet.
Das Ergebnis sind klare Abläufe, weniger Doppelarbeit und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Betreuung, Pflege und das eigene Team.
Wiederkehrende Aufgaben werden vereinfacht, automatisiert oder durch Vorlagen ersetzt.
Informationen liegen an einem Ort statt verstreut in Excel, Papier und E-Mail.
Eltern- und Angehörigenkommunikation wird strukturierter und braucht weniger Aufwand.
Klare Grenzen und datenschutzbewusste Nutzung – ohne sensible Daten leichtfertig zu riskieren.
Aus dem Alltag
Kein IT-Projekt und kein Fachchinesisch – sondern konkrete Entlastung bei Aufgaben, die jede Woche wiederkehren. Ein paar typische Beispiele:
Der Monatsplan frisst jede Woche Zeit? Unser Dienstplaner verteilt Dienste auf Knopfdruck fair – inklusive Urlaub, Krankheit und Vertretung.
Aus ~4 Stunden Monatsplan werden ~20 Minuten*
Aus ein paar Stichpunkten wird ein fertiger, freundlicher Elternbrief oder Aushang – Sie lesen nur noch gegen und schicken ihn raus.
Aus ~45 Minuten pro Brief werden ~10*
Wiederkehrende E-Mails von Eltern oder Angehörigen werden automatisch vorsortiert und mit passenden Vorlagen beantwortet – Sie behalten den Überblick.
Antwortentwürfe liegen in Minuten bereit*
Wiederkehrende Berichte, Protokolle und Checklisten entstehen aus Vorlagen – weniger Tipparbeit, einheitlicher Stil, nichts vergessen.
Rohfassung in Minuten – statt bei null anzufangen*
„Wie war noch die Regelung zu …?" Ein Wissens-Bot beantwortet wiederkehrende Fragen des Teams, ohne dass jemand lange suchen muss.
Antworten sofort – statt langem Suchen
Sie haben einen ganz eigenen Ablauf? Wir entwickeln kleine, anpassbare Tools genau dafür – so wie schon den Dienstplaner.
Erste Version oft schon nach wenigen Wochen*
*Typische Beispielwerte – keine Garantie. Was bei Ihnen realistisch ist, klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
Klingt nach Ihrem Alltag? Im kostenlosen Erstgespräch finden wir Ihre größten Zeitfresser.
Kostenloses ErstgesprächFür wen wir arbeiten
RoVa konzentriert sich bewusst auf Kitas und Pflegedienste – zwei Bereiche mit hohem Verwaltungsdruck, in denen wir den Alltag wirklich verstehen.
Pädagogische Arbeit braucht Zeit. Genau die schaffen wir bei der Organisation drumherum.
Wichtig: KI und Automatisierung unterstützen Verwaltung und Organisation – sie ersetzen keine pädagogische Fachkraft.
Wir entlasten organisatorisch – damit mehr Zeit für Pflegebedürftige und Angehörige bleibt.
Wichtig: KI kann organisatorisch entlasten, trifft aber keine medizinischen Entscheidungen und muss datenschutzkonform eingesetzt werden.
Was RoVa anbietet
Wir schauen gemeinsam, welche Aufgaben besonders viel Zeit kosten – und priorisieren nach Nutzen und Umsetzbarkeit. Beispiel: Dienstplan, Elternpost und Anwesenheitslisten fressen die meiste Zeit – wir sagen, wo der Anfang sich am meisten lohnt.
Sinnvolle Einsatzfelder finden, passende Tools auswählen, sichere Nutzung erklären und das Team befähigen. Beispiel: Welches KI-Tool darf für Elterntexte genutzt werden, welche Daten dürfen hinein – und wie bedient es das Team sicher?
Niedrigschwellige Produkte, die direkt einsetzbar sind. Beispiel: der RoVa Dienstplaner, fertige Elternbrief-Vorlagen oder eine Prompt-Sammlung für den Büroalltag.
Wir setzen es mit Ihnen um, statt nur zu beraten – Schritt für Schritt, mit Schulung. Beispiel: Dienstplaner mit Ihren Daten einrichten oder die Bearbeitung von Kontaktanfragen automatisieren.
Dienst- und Urlaubsplanung ist in Kitas wie in der Pflege ein täglicher Zeitfresser. Unser Dienstplaner nimmt Ihnen genau das ab – einfach, übersichtlich und ohne Einrichtung. Einmal öffnen, Team eintragen, auf Knopfdruck planen.
Probeversion zum Kennenlernen kostenlos · Vollversion für Ihre Einrichtung gegen faire Konditionen.
So arbeiten wir
Wir nehmen Prozesse, vorhandene Tools und Engpässe gemeinsam auf.
Potenziale bewerten wir nach Aufwand, Nutzen und Datenschutzrisiko.
Tool, Vorlage oder Automatisierung wird eingeführt – mit einer kleinen Pilotgruppe.
Feedback wird ausgewertet und die Lösung Schritt für Schritt weiterentwickelt.
Warum RoVa
Wir kommen aus der täglichen Arbeit mit Prozessen und Tools – nicht aus reiner KI-Theorie.
Spürbarer Nutzen früh – statt monatelanger Einführung, die im Alltag untergeht.
Wir erklären Technik so, dass das Team sie wirklich nutzt – ohne Fachjargon.
Technik ist Mittel zum Zweck. Im Mittelpunkt stehen die Menschen, nicht das Tool.
Wir kombinieren Prozessberatung mit fertigen Bausteinen – je nachdem, was passt.
Datenschutz und Umsetzbarkeit denken wir von Anfang an mit – ehrlich und ohne Risiko.
Die Menschen hinter RoVa
Wir haben selbst erlebt, wie viel Zeit Verwaltung im Alltag frisst. RoVa ist unser Weg, Technik so einfach zu machen, dass wieder mehr Zeit für Menschen bleibt.
Mitgründer · Prozesse & Automatisierung
Victor analysiert und verbessert seit vielen Jahren als Senior IT Business Analyst Prozesse im Gesundheitswesen. Er weiß, wie viel Zeit im Alltag in Verwaltung stecken bleibt – und wie viel davon sich mit einfachen Mitteln zurückholen lässt. Bei RoVa sorgt er dafür, dass Lösungen zu Ihrem Alltag passen, nicht umgekehrt.
Mitgründer · KI & Tools
Christian ist Senior IT Business Analyst im Gesundheitswesen mit Schwerpunkt Automatisierung und KI-Automation. Ihn treibt die Frage an, wie Technik so einfach wird, dass Teams sie gern benutzen. Bei RoVa entwickelt er Tools wie den Dienstplaner – und achtet darauf, dass KI sicher und verständlich bleibt.
Wir bauen RoVa Schritt für Schritt auf – persönlich erreichbar, ehrlich und ohne überzogene Versprechen. Aktuell bilden wir uns zusätzlich zum AI Automation Manager weiter.
Häufige Fragen
Kontakt
Unverbindlich, ehrlich und ohne Verpflichtung: In einem kurzen Erstgespräch finden wir heraus, wo RoVa Sie konkret entlasten kann.
Bedarfscheck ausfüllen – direkt hier im Formular, dauert ca. 3 Minuten.
Wir melden uns persönlich – innerhalb von 1–2 Werktagen.
Kostenloses Erstgespräch – 60 bis 90 Minuten. Am Ende kennen Sie 3–5 konkrete Entlastungspotenziale.
Unverbindlich · ca. 3 Minuten · Antwort in 1–2 Werktagen
Das Formular wird von Jotform bereitgestellt – mit dem Absenden werden Ihre Angaben an Jotform übertragen. Details in unserer Datenschutzerklärung. Formular lädt nicht? In neuem Tab öffnen.